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Productivité

Comment rationaliser les processus internes pour plus d’efficacité

Si vous avez des difficultés avec la productivité interne et l’efficacité de votre entreprise, il est possible que vos processus soient hors de contrôle. Mais avec un peu d’optimisation et d’amélioration des processus, vous pouvez remettre les choses sur les rails.

Le besoin de rapidité

La simplification est l’acte d’améliorer un processus, un système ou une activité afin qu’il soit plus simple et plus efficace. Il s’agit de réduire le temps, les intrants et les ressources nécessaires pour obtenir le même résultat.

« En termes commerciaux, un processus rationalisé garantit que chaque étape franchie pour accomplir une tâche est complète, reproductible et vise un objectif final », entrepreneur Chloé Henderson explique. « Chaque travail peut être une petite partie d’un processus global ou un événement distinct. »

La rationalisation des processus internes peut prendre du temps et de l’énergie en amont. Vous devrez considérer les processus sous tous les angles, essayer différentes modifications et attendre patiemment de voir les résultats. Mais les avantages à long terme incluent :

  • Productivité. Une plus grande efficacité conduit évidemment à une meilleure productivité. Par définition, cela signifie produire plus de production en utilisant les mêmes (ou moins) ressources. Évidemment, cela aide à plusieurs niveaux.
  • La satisfaction des employés. Des processus maladroits et de nombreuses frictions ne manqueront pas de frustrer les employés. Cela les rend amers et négligés – certains le prennent même personnellement. En simplifiant les processus, le travail devient plus agréable et, par conséquent, augmente la satisfaction et la rétention.
  • Satisfaction du client. Des processus plus rapides et plus efficaces ont finalement un impact positif sur les clients. Qu’il s’agisse d’obtenir des produits plus rapidement ou d’avoir de meilleures expériences avec le service client, une plus grande efficacité conduit à de meilleures relations avec les clients.

En fin de compte, chacun de ces facteurs contribue à un résultat net plus sain. Plus vous vous concentrez sur l’augmentation de la vitesse et de l’efficacité de vos processus et flux de travail internes, plus votre rentabilité sera élevée. C’est si simple!

Documentation des processus internes

Comment dynamiser vos processus internes

Tout processus interne peut être rationalisé. Qu’il s’agisse d’un processus comptable géré dans le back-office ou d’initiatives marketing exécutées devant les yeux du public, les processus internes peuvent toujours être rendus plus efficaces. Voici quelques conseils:

1. Éliminer les blocages de communication

Tant de processus internes sont freinés par une mauvaise communication. Et dans de nombreux cas, cela peut être directement attribué à l’utilisation de mauvaises méthodes et moyens de communication. Le courrier électronique est un des principaux coupables.

Le courrier électronique est très inefficace et sujet aux goulots d’étranglement, mais il continue d’être le premier choix des entreprises. Bien qu’il soit idéal pour la communication externe et le marketing, vous voudrez éviter les e-mails internes.

SMS pour les communications internes c’est une meilleure option. Il affiche un taux d’ouverture moyen de 98 % (contre seulement 15 à 20 % pour le courrier électronique). De plus, 9 SMS sur 10 sont lus dans les 15 minutes. Et pour l’utilisateur moyen, il ne faut que 90 secondes pour répondre.

2. Aplanissez votre hiérarchie

Traditionnellement, les entreprises ont fonctionné avec ce que nous appelons des hiérarchies « élevées ». C’est là que vous avez le propriétaire de l’entreprise au sommet, suivi de la suite C, suivi des chefs de département, suivi des gestionnaires de niveau intermédiaire, et enfin des employés de niveau inférieur au sein de chaque département individuel. Et bien qu’il n’y ait rien de mal techniquement avec cette approche, elle ralentit les processus et inhibe l’efficacité.

Selon la hiérarchie normale, un employé qui constate un problème doit le signaler à son supérieur. Ce gestionnaire l’apporte ensuite au chef de service. Le chef de département relève de la suite C. Après avoir discuté du problème avec le propriétaire, sa recommandation est ensuite rejetée dans la chaîne de commandement. Enfin, il peut être mis en œuvre. Ce processus peut prendre des jours voire des semaines.

Une façon d’accélérer les processus internes consiste à réduire le nombre de points de contact par lesquels un problème doit filtrer. Cela peut être fait en aplatissant votre hiérarchie. C’est là que les employés sont encouragés à assumer une plus grande responsabilité pour les idées et la responsabilité grâce à une prise de décision décentralisée.

« L’idée est que des travailleurs bien formés seront plus productifs s’ils sont directement impliqués dans la prise de décision plutôt que étroitement supervisés par de nombreux niveaux de gestion », Lumé explique.

Il y aura des bosses sur la route à mesure que vous aplanirez votre hiérarchie, mais les avantages à long terme sont clairs. Donner aux employés plus d’autonomie (dans des limites raisonnables) et de responsabilité. Rien n’enseigne à quelqu’un à prendre des décisions intelligentes comme devoir gérer à la fois les résultats positifs et les conséquences de ses choix en temps réel.

3. Profitez de l’automatisation

Il existe des solutions automatisées pour presque tous les processus métier. Et bien que vous n’ayez certainement pas besoin de toutes les mettre en œuvre, vous devriez rechercher les fruits à portée de main. Par exemple, si la comptabilité est une épine dans votre pied et prend des heures de votre temps chaque semaine, pourquoi ne pas trouver une solution de comptabilité cloud pour simplifier certaines des tâches manuelles banales ?

L’automatisation peut nécessiter un investissement initial important (dans certains cas), mais examinez sa valeur dans une optique à long terme. Si quelque chose vous coûte 5 000 $ au départ mais vous fait économiser 500 $ par mois indéfiniment, c’est une décision facile !

Femme d'affaires à l'aide d'outils d'automatisation

À vos marques, partez

Chaque processus est différent. Mais si vous souhaitez accélérer le fonctionnement de vos processus internes, commencez par être proactif et perspicace. Identifiez les goulots d’étranglement et les points de friction, puis trouvez des moyens de surmonter ces obstacles et d’obtenir les mêmes résultats avec moins d’intrants et de ressources. Parfois, les plus petits ajustements peuvent produire les plus grands changements.